Zarządzanie projektami

meeting-1002800_640Profesjonalne zarządzanie projektami jest dość skomplikowanym, wieloetapowym procesem, stąd też powstały narzędzia i systemy je wspomagające. Jednym z nich jest metodyka Prince2. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i nie słyszałeś jeszcze o systemie Prince2 – zapraszamy do lektury!  Najzwięźlej mówiąc, prince2 to po prostu zbiór zasad i etapów zarządzania realizacją projektów w biznesie. Powstał w roku 1996 i od początku miał być w swoim charakterze uniwersalny, tj. nie ograniczać się do jakiejś konkretnej dziedziny biznesu.  W metodzie prince2 wyróżniamy osiem głównych etapów: – Strategiczne zarządzanie projektem – Planowanie – Uruchamianie Projektu – Inicjowanie projektu – Sterowanie Etapem – Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów – Zarządzanie Zakresem Etapu – Zamykanie Projektu  Dodatkowo każdy etap podzielony jest na kolejne, mniejsze procesy, dzięki czemu żadna istotna kwestia nie zostanie pominięta.

Organizacja szkolenia

conference-857926__180Przede wszystkim nie wstydźmy się pytać, kim jest osoba lub zespół, której powierzamy zorganizowanie wydarzenia. Jeżeli chwali się bogatym portfolio eventów, to znak, że potrafi zadbać o atrakcyjną oprawę. Istotna jest jednak także jego przeszłość. Dobry wpływ na organizatora konferencji mają studia. Jest to niewątpliwie okres w życiu człowieka, który uczy jak odróżnić dobry wykład od złego. Przemyślenia wynikające z takich doświadczeń, pozwalają unikać błędów przy planowaniu części merytorycznych konferencji. Zapytajmy też o pomysły, dzięki którym ma on zamiar ożywić wydarzenie. Taki test na kreatywność przeprowadzają czołowe firmy konsultingowe, przy rekrutacji nowych pracowników. Jeżeli przyszły koordynator przedstawi kilka ciekawych rozwiązań na samą część merytoryczną, najprawdopodobniej jest godny zaufania. Paradoksalnie zbyt duże doświadczenie także może być przeszkodą. Osoba, która chwali się zorganizowaniem setek konferencji może mieć zbyt rutynowe podejście i nie zapewni rozwiązań szytych na miarę. Dlatego też, lepiej jest wybrać firmę, która przyśle rozsądnie młodego menedżera projektu, niż tę, gdzie naszą konferencją zajmie się właściciel-wyjadacz.  Nie ma oczywiście jednej recepty na uczynienie konferencji ciekawą. Najwięcej może dać oczywiście ciekawy mówca, jednak o takich trudno.

Konferencje firmowe i finansowe

office-659689__180Część konferencji – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia.  W tej części gromadzi się następujące dokumenty:  * kwestionariusz osobowy * umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, * pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z: o przepisami regulaminu pracy, o z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.), o z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, o   z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, o a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy * zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, * oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach, * dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, * dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, * oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, * dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, * pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy, * orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, * umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, * wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, * wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, * korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, * kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna, * informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.  Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.  Wykaz dokumentów:  * oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, * dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, * kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, * potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, * umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, * orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Metodyka prince2

presentation-34893__180Metodyka prince2 ma swoje zalety i wady. Do zalet na pewno zaliczymy standaryzację, pozwala utrzymać pełną kontrolę nad projektem oraz ryzykiem, do tego jego wykorzystywanie jest bezpłatne. Wytykane mu są też pewne wady, np. szybkie rozrastanie się dokumentacji projektu, czy wymóg częstych spotkań, jest też mało wydajny w przypadku małych projektów.  Jak nauczyć się wykorzystywać ten system w realizacji własnych projektów? Drogi są dwie – samodzielna nauka, lub przejście szkolenia z zarządzania projektami w oparciu właśnie o prince2. Szkolenia mają to do siebie, że dobrze przygotowane pozwolą w szybkim czasie efektywnie przyswoić potrzebną wiedzę, samodzielna edukacja będzie raczej dłuższa i trudniejsza, za to jej koszt będzie niższy. Na pewno jednak nie warto wdrażać systemu bez odpowiedniej wiedzy – źle wykorzystywany, prince2 może dać efekt przeciwny do zamierzanego i w efekcie zniechęcić do siebie kadrę zarządzającą. Jednakże dobrze przygotowany zespół wykorzystując tą metodykę osiągnie dobre wyniki kontrolując jednocześnie ryzyko i mając możliwość względnie dużej powtarzalności w kolejnych realizacjach analogicznych projektów.  Dlatego też uważamy prince2 za godny polecenia, najlepiej wybrać się na szkolenie w jednostce akredytowanej przez APMGroup – wtedy mamy pewność że zostanie nam przekazana solidna wiedza.

Szkolenia BHP

presentation-41770__180Szkolenia BHP są pierwszą rzeczą jaką sprawdzi Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli. Pracodawca jest zmuszony do przeprowadzenia szkolenia bhp dla nowych pracowników. Wskazane jest także, aby je systematycznie ponawiać. Według obowiązujących przepisów, takie szkolenia powinny odbywać się w czasie pracy. Ich koszt pokrywa pracodawca. Czas trwania szkolenia bhp powinien być wliczany w całości do czasu pracy. Znowelizowany Kodeks Pracy, obowiązujący od 1 lipca 2007 r., zaostrzył wobec pracodawców obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom zatrudnianym na podstawie umów cywilno-prawnych dodając do tej grupy osoby prowadzące samodzielną działalność gospodarczą, czyli tzw. samo zatrudnionych.Pracodawca nie ma prawa dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego oraz szkolenia BHP, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Nieuczciwi pracodawcy, którzy zaniedbają swój obowiązek, muszą się liczyć z poważnymi konsekwencjami finansowymi, a te mogą wynieść nawet trzydzieści tysięcy złotych. Warto zatem jest dbać o dokumenty związane z BHP w firmie. Jeżeli nie znamy się, lub nie chcemy pilnować spraw związanych z bhp w firmie możemy skorzystać z firmy zewnętrznej zajmującej się outsourcingiem bhp. Firma taka przygotuje dla nas komplet dokumentów i zadba o terminowe szkolenia bhp dla każdego pracownika.

Europejski Fundusz Społeczny

business-people-311352__180Polska będąc członkiem Unii Europejskiej może korzystać z przywilejów z tym związanych. Jednym z nich i bardzo ważnym jest Europejski Fundusz Społeczny, z którego warto, aby skorzystali przedsiębiorcy. To oni mogą starać się o pozyskanie dofinansowania na szkolenia swoich pracowników. Szkolenia częściowo lub całkowicie dofinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego noszą nazwę szkolenia efs.  Taka sytuacja pozwala na zwiększanie konkurencyjności firmy, a także możliwości rozszerzania jej działalności w całej Europie. W końcu każdemu przedsiębiorcy zależy na tym, aby jego firma była znana i ceniona w państwach członkowskich. Pozwoli to na zwiększanie udziałów w rynku, co przełoży się na wynik finansowy firmy w czym pomogą szkolenia finansowe.  Dlatego warto korzystać ze szkoleń dofinansowywanych z Europejskiego Funduszu Społecznego czy też zwrócić uwagę na szkolenia bezpłatne, gdyż dostosowywane są one do rynków europejskich. Warto jednak pamiętać, że to właśnie szkolenia pozwalają osiągać nowe umiejętności pracownikom, które są niezbędne w pozyskiwaniu nowych zleceń dla firmy. Dlatego ważnym aspektem jest poszerzanie zdolności i wiedzy pracowników, która jest przydatna zarówno w rodzimym państwie jak również pozwala przyczynić się do jej rozwoju w szerokim zakresie dotyczącym nie tylko firmy, ale całego rynku na którym działa.  Szkolenia, które są dofinansowywane z Europejskiego Funduszu Społecznego są cenione przez ich uczestników, a także pracodawców, którzy z tego skorzystali. Warto więc wykorzystać wszystkie możliwości, które mogą być dla firmy mniej kosztowne, a w profesjonalny sposób przeprowadzone.

Koordynator konferencji

meeting-552410__180W tym artykule przyjrzymy się kwestii wyboru organizatora konferencji. Co zwycięża, doświadczenie, czy świeżość? Na co zwrócić uwagę, wybierając koordynatora?  Słysząc hasło „konferencja” myślimy: dobre jedzenie, czas wolny, dobra zabawa, nudne wykłady. Kolejność nie jest tutaj przypadkowa. Organizatorzy konferencji często starają się budować swój dobry wizerunek zapewniając wyśmienity catering, składający się z wielu dań, poczęstunków, przerw kawowych, kuchni na świeżym powietrzu, gdzie uśmiechnięte hostessy nieustannie roznoszą kieliszki z przednimi trunkami, a kelnerzy donoszą coraz to nowe półmiski. Kiedy wszyscy goście dobrze się najedzą czeka na nich bogaty program imprez towarzyszących, składający się z lekkich form, jak wieczór przy ognisku, czy występy artystyczne, oraz serii mocnych przeżyć, z gatunku wspinaczki skałkowej i survivalu w ciężkim terenie. Po tym wszystkim, nie tylko najedzeni, ale też porządnie wymęczeni, goście z uśmiechami na twarzach mogą wrócić do wysokiej klasy pokoi hotelowych lub skorzystać z kolejnego programu rozrywek, przygotowanego na późny wieczór. Wszystko to tylko po to, żeby nuda całodniowych wykładów nie przyćmiła wspaniałości organizatora. Czy jednak po to robimy konferencje?  W jednym z poprzednich artykułów zaznaczałem, że celem konferencji może być owszem budowanie wizerunku, jednak jeżeli już ktoś decyduje się na część merytoryczną, to pewnie dlatego, iż ma coś ważnego do przekazania. Dlaczego więc panuje powszechne przyzwolenie na zanudzanie gości wykładami?

Menedżerowie w firmie

business-647606__180Menedżerowie mogą pozostawać w nie­świadomości, że jest to kompetencja pożą­dana, nie będzie ona oceniana, ani też roz­wijana w sposób systemowy. Właśnie z tego względu warto zadać so­bie pytanie, jakie cele i wyzwania stawia­ne są przed organizacją i jej poszczegól­nymi obszarami w perspektywie kilku naj­bliższych lat, a następnie włączenie ich do modelu kompetencji. Firma produkcyjna nawiązała współ­pracę z nowym klientem, który szczególną wagę przywiązuje do systematyczne­go wprowadzania usprawnień w procesie produkcyjnym. W modelu powinna zna­leźć się kompetencje takie jak: Inicjatywa i proaktywność – poszukiwanie nowych rozwiązań i zaangażowanie w proces ich wdrażania, wprowadzanie usprawnień i innowacji, gotowość do podejmowania wyzwań; Elastyczność – umiejętność ak­tywnego dostosowywania się do zmienia­jącej się sytuacji (priorytetów i kierunków działania); Otwartość na zmiany – goto­wość do uczenia się i wprowadzania no­wych metod i sposobów działania. W czasie spowolnienia gospodarczego wszelkie inicjatywy ograniczania kosztów są na wagę złota. Model kompetencji powinien więc zostać zaktualizowany o kompetencjęŚwiadomość kosztowa, w której znajdą się takie pożądane zachowania jak: Oszczęd­nie „gospodaruje” środkami niezbędnymi do realizacji zadań oraz wspólnym mieniem; Przewiduje i komunikuje potencjalne skutki kosztowe podejmowanych działań; Moni-toruje rynek w celu pozyskania optymal-nych zasobów lub usług; Wprowadza rozwią-zania i promuje postawy sprzyjające ograni­czeniu kosztów wśród pracowników firmy. Budowanie modelu kompetencji to trudna i co tu kryć – żmudna praca anality-czna, stąd pojawiają się pokusy wykorzy­stania gotowych bibliotek kompetencjialbo czerpania z doświadczeń innych firm. „Lepszy rydz niż nic”, ale tylko modelszyty na miarę w pełni odpowiadać będzie potrzebom pracowników. Po stworzeniu oryginalnego modelu moż-na zapoznać się z zestawem kompeten-cji z biblioteki, by zweryfikować, czy żadna z ważnych kwestii nie została pominięta. Nawet wcześniejsza lektura może spowo­dować, że menedżerowie sugerować się będą gotowymi rozwiązaniami, zamiast wnikliwie przeanalizować kompetencje specyficzne dla własnej firmy.

Modele kompetencji

structure-620304__180Najbardziej efektywne modele kompe­tencji to takie, które zostały wypracowane w trakcie warsztatów z kadrą menedżer­ską oraz przedstawicielami reprezenta­tywnych grup pracowników. Istnieją na­rzędzia i techniki, które sprowokują kadrę menedżerską do podzielenia się swoimi doświadczeniami, a także przemyśleniami na temat firmy, jej kultury i wartości, pro­filu idealnego menedżera a także specyfi­ki reprezentowanego przez siebie działu.  Dla zidentyfikowania kompetencji kluczo­wych, wspólnych dla wszystkich pracow­ników organizacji, warto zadać pytanie, co stanowi przewagą konkurencyjną firmy, co odróżnia ją od innych firm danej branży. Te unikalne elementy powinny znaleźć się w modelu kompetencji, bo dzięki nim pra­cownicy „kupią” model i traktować go będą jako własny. Jeśli w organizacji w komuni-kacji funkcjonuje żargon lub specyficzne słownictwo, powinny one znaleźć swoje odzwierciedlenie w opisach zachowań. Kolejny etap to opisanie kryteriów, dzięki którym odróżnimy efektywnego menedżera od tego, który sobie nie radzi. Na hasło „skuteczny menedżer” każdemu z nas pojawi się przed oczami mentor, którego spotkaliśmy na swojej zawodo-wej drodze i którego chcemy naśladować. Postaraj się opisać jego styl zarządzania,sposób osiągania celów, rozwiązywaniaproblemów i współpracy z innymi. Zasta­nów się, w jaki sposób zbudował autorytet, którym się cieszy wśród swoich pracowni­ków. Otrzymasz w ten sposób gotowe sfor­mułowania, które umieścić można w mo­delu kompetencji. I odwrotnie, możemy przywołać w pa­mięci przykład wyjątkowo nieskuteczne­go menedżera – prawdopodobnie już nie pracuje z nami. W czym tkwi przyczyna je­go niepowodzeń? Odpowiedz na to pyta­nie i opisz pozytywne przejawy kompe­tencji, których temu konkretnemu mene­dżerowi zabrakło. Pomocna będzie również analiza za­dań w danym obszarze.

Ćwiczenia integrujące

human-992448__180Wyobraź sobie, że za chwilę rozpoczynasz szkolenie z negocjacji. Czego się spodziewasz? Standardu typu – definicja, dyskusja i znów coś o aktywnym słuchaniu? Zapomnij.!  Zamiast tego wyobraź sobie, że trener rozpoczyna zajęcia. Proponuje ćwiczenie integrujące uczestników. I …  Dowiadujesz się, że jesteś w grupie, która będzie kierowała firmą, a w zasadzie jej częścią odpowiedzialną za zakupy. Ty i twoja grupa konkurujecie z innymi firmami. Będziecie prowadzić rozgrywkę gry symulacyjnej. W turach podejmujecie decyzje i działania. Te zaś przełożą się na wynik finansowy firmy. Wygrana zależeć będzie m.in. od tego – Jak się przygotujesz? Jakie wybierzesz techniki? Jak zareagujesz na techniki i manipulacje drugiej strony?  Nie zostaniesz dobrym negocjatorem bez praktyki, dlatego uczenie negocjowania w sposób teoretyczny najczęściej mija się z celem.  Gra symulacyjna pozwala nie tylko na zapoznanie się z najważniejszą wiedzą dotyczącą danego zagadnienia, ale przede wszystkim jest intensywną praktykę. Szkolenie oparte na takiej grze jest naprawdę interaktywnym i inspirującym doświadczeniem. Ponadto pozwala na eksperymenty negocjacyjne, których na co dzień unikamy.  Przyszła Twoja kolej. Nie wymigasz się, ponieważ negocjują wszyscy. Siadasz do stołu. Rozpoczynasz rozmowę i już na wstępie wiesz, że druga strona próbuje manipulować…  Twoje negocjacje omawiane są wspólnie z grupą i trenerem.